Как правильно составить претензию и ответ на претензию.

Обмен письмами претензионного характера является частью досудебной стадии урегулирования спора и во многом определяет дальнейшие перспективы его разрешения.

По претензии Ваш контрагент может понять обоснованность либо несостоятельность правовой аргументации Ваших требований, определить квалификацию лиц, представляющих Ваши интересы, спрогнозировать Ваши дальнейшие действия и составить план собственных действий.

Важность правильного составления претензии не так очевидна, как, к примеру, составления искового заявления. Но правильно составленная претензия или ответ на претензию в отдельных случаях могут сыграть решающую роль в судебных разбирательствах.

Итак, не претендуя на звание истины в последней инстанции, мы сформулировали те основные правила, которыми руководствуемся сами при составлении писем претензионного характера или ответов на них.

Правильно заполняйте почтовые реквизиты.

Обратите внимание на реквизиты адресата претензии. Адресатом должно быть указано то лицо, с кем юридически оформлены правоотношения. Если это юридическое лицо, то следует адресовать претензию либо непосредственно юридическому лицу, либо руководителю его исполнительного органа. Недопустимо направление претензий в адрес тех представителей юридического лица, с кем Вы взаимодействовали, но которые не являются официальными членами его органов управления.

К примеру, претензия адресованная прорабу строительной компании может быть расценена как направленная ненадлежащему адресату, хотя Вы взаимодействовали именно с прорабом, а не с директором. Но прораб не имел полномочий по рассмотрению Вашей претензии по существу и разрешению поставленных в ней спорных вопросов.

Юридическим лицам претензии направляются по юридическому адресу, как и любая другая корреспонденция. Допускается направление претензий по фактическому адресу или адресу местонахождения филиала или представительства.

Физическим лицам претензии направляются по месту их регистрации (прописки). Если этот адрес не известен, то возможно использовать те реквизиты местонахождения, которые подтверждены документально. К примеру, реквизиты, указанные в договоре, если спор вытекает из договора.

Доставка претензии должна быть подтверждена.

Способ направления претензии должен обеспечивать подтверждение ее доставки, либо невозможности доставки.

Оптимальным вариантом является вручение претензии нарочно. В этом случае на втором экземпляре претензии, который сохраняется у Вас, делается надпись о получении претензии. Обратите внимание не полноту надписи. Необходимо, чтобы были указаны полные анкетные данные лица, принявшего претензию, дата принятия, а также подпись и запись «претензию получил» или равнозначная по смыслу. При вручении претензии представителям юридического лица, уместно уточнить должность лица, принимающего претензию и попросить также указать ее в Вашем экземпляре.

Если по каким-либо причинам вручение претензии нарочно не представилось возможным, направьте ее почтовым отправлением с обязательной фиксацией результата доставки.

Направление претензий по электронным каналам связи в наше время приобретает все большее распространение, но такой способ доставки претензии может создать определенные риски и трудности при доказывании факта ее получения контрагентом, а также признания такой претензии в качестве доказательства. Полагаем возможным использовать данный способ направления претензии в дополнение к одному из классических.

Стиль претензии – нейтральный.

Претензии относятся к деловой переписке, что предопределяет их стилистику. Стилистическая окраска претензии не должна быть негативной или угрожающей, не допускается применение фраз просторечия, бытового лексикона, жаргонизмов (даже профессиональных). Помните, претензия это не инструмент морального подавления противника, это лишь письменная фиксация наличия спора и первый официальный шаг к его разрешению.

Композиция текста претензии включает, как правило, приветствие, описательную часть и непосредственно само требование к получателю претензии.

В отличие от других видов писем, составляемых в ходе деловой переписки, в приветственные части претензий не включаются «фразы вежливости», демонстрирующие доброжелательный настрой, такие как, к примеру «Выражаем Вам свое почтение и желаем успехов в дальнейшей работе». Приветственная часть претензии включает нейтральные обращения, такие как «Уважаемый Иван Иванович, как Вам известно…» или «Поводом для настоящей претензии послужили следующие обстоятельства…».

Описательная часть претензии должна излагаться в хронологическом порядке развития Ваших отношений с контрагентом. Изложение обстоятельств необходимо формулировать краткими и средней длины предложениями, описывающими ситуацию в целом. Не вдавайтесь в детали взаимоотношений и делайте акцент лишь на тех обстоятельствах, которые подтверждены документально. Использование длинных предложений в претензии может затруднить ее восприятие, в результате чего контрагент может не понять ее содержания.Ссылки на нормы законодательства в претензии предпочтительны, но не обязательны. 

Приведем небольшой пример плохой претензии, адресованной поставщику: «Ваш менеджер по имени Олег заверил нас, что Ваши АТС-ки надежные и качественные. Олег говорил, что это лучшая модель за такую цену и поэтому мы купили две АТС-ки. А через неделю они стали зависать. Требуем вернуть сумму оплаты».

Претензия составлена с применением фраз бытового лексикона. Суть переговоров с менеджером Олегом не имеет никакого значения и не относится к существу претензии, изложение этих деталей при описании ситуации излишне. Применены профессиональный жаргонизм «АТС-ка» и бытовой жаргонизм «зависать». По данной претензии сразу видно, что юриста в Вашей компании нет или претензию составлял не он.

Приведем пример длинного предложения: «В соответствии с заключенным договором строительного подряда на строительство объектов инфраструктуры железнодорожного сообщения Жетыген-Коргас, на основании проектно-сметной документации и графика производства работ, приведенного в спецификации, изложенной в Приложении № 2 к договору, в целях соблюдения положений п. 12.4 Договора, предписывающего согласование порядка выполнения работ в ночное время, а также в целях соблюдения требований п. 3.3. договора определяющего порядок согласования дополнительных работ, не предусмотренных сметой, наша компания приостановила выполнение работ, направив Вам соответствующее уведомление.»

Предложение содержит обоснование приостановления строительных работ на объекте, но изложено слишком сложно и громоздко, что усложняет уяснение его смысла. Понять смысл предложения и причины приостановления работ контрагенту будет легче, если разбить это предложение на несколько более коротких.

Требование необходимо формулировать исходя из норм законодательства, которыми требование обусловлено. Если претензия связана с нарушением условий договора, то требование должно согласоваться с условиями договора.

Допустимо указать на последствия неисполнения выдвинутых требований, но не следует прибегать к угрозам. Указание на последствия неисполнения также должны быть изложены в нейтральной тональности. К примеру «В случае непогашения задолженности в установленный срок, оставляем за собой право на ее взыскание в судебном порядке с отнесением на Вас всех понесенных издержек по взысканию».

Если к претензии прилагаются документы, то их необходимо перечислить. Претензия подписывается уполномоченным лицом. Физические лица подписывают претензию от своего имени, от имени юридических лиц претензия подписывается руководителем исполнительного органа или представителем, действующим на основании доверенности. Претензии, исходящие от юридических лиц, как правило, заверяются печатью этих юридических лиц.

Составление ответа на претензию.

При составлении ответа на претензию применяются те же стилистические правила и принципы, что и при составлении претензии. Вместе с тем, при подготовке ответа на претензию необходимо учитывать следующие нюансы.

В вводной части ответа на претензию необходимо указать реквизиты претензии, на которую дается ответ. К примеру «Рассмотрев Ваше обращение  исх. № 1 от 05.01.2017 года, сообщаем следующее…».Указание в ответе на претензию реквизитов претензии облегчит восстановление хронологии досудебного урегулирования спора, если в ходе взаимоотношений направлялось несколько претензий.

Ответ на претензию необходимо формулировать таким образом, чтобы ни при каких обстоятельствах его содержание не было расценено как признание обоснованными доводов, изложенных в претензии. Тем более нельзя прямо признавать требования контрагента.

Признание долга влечет перерыв срока исковой давности. Соответственно, если контрагент пропустил сроки для обращения с иском в суд, то направление претензии может преследовать не столько цель досудебного урегулирования спора, сколько восстановление сроков исковой давности. В случае направления ответа на претензию с прямым или косвенным признанием требований контрагента, обоснованность применения исковой давности может быть поставлена под сомнение.

Обстоятельства изложенные в претензии необходимо либо оставлять без комментариев, либо опровергать. Дублирование изложения обстоятельств взаимоотношений в ответе на претензию допустимо лишь в том случае, если Вы не намерены их оспаривать.

Не следует оставлять претензию без ответа. Нормами процессуального законодательства за оставление стороной претензии без ответа или несвоевременное направление ответа на претензию, предусмотрено возложение судебных издержек на такую сторону вне зависимости от исхода дела. Поэтому направление ответа на претензию является обязательным при досудебном урегулировании спора.

И последнее, если Вы видите пути разрешения возникшего спора в досудебном порядке, не обязательно излагать их в ответе на претензию. Обсуждение возможных выходов из спорной ситуации будет более конструктивным все же при личной встрече, а не при обмене официальными письмами претензионного характера.

Надеемся, что применение на практике этих советов повысит эффективность досудебного урегулирования Вами споров, в случае их возникновения. 

Автор: Ли Дарий

05.09.2017